Инвентаризация. От минуса до плюса за 60 минут.

Мы все с ней сталкивались хоть раз точно. Это скучно, долго, грязно, всегда не вовремя и вообще почему ЯЯЯЯ?!! famous-characters-troll-face-oh-god-why-149009

Вот бы ее и вовсе не было, да?)) К сожалению, это обязательное мероприятие. Так что, если изнасилование неизбежно, давайте хоть разберемся, ради чего оно было, есть и будет.

Тема непростая, статья получилась объемная, заварите себе чайку и приступим. Я хочу разложить все по полочкам и донести до вас, какую полезность несет в себе снятие остатков и как работать с результатами, чтобы показатели были корректными, а вам с командой не приходилось платить за воздушные минусы.


Инвентаризация – это проверка наличия имущества компании на определённую дату путём сопоставления фактических остатков имущества с расчетными по бухгалтерскому учету.

Теперь человеческим языком.

Инвентаризация — это процедура, при которой сотрудниками пересчитывается весь товарный остаток заведения на конец месяца.

То, что пересчитали и взвесили, это фактический товарный остаток. Все цифры и веса сводятся су-шефом/шефом в инвентаризационную ведомость и сдаются в бухгалтерию. У бухгалтера-калькулятора в компьютере есть цифры по расчетному товарному остатку. Она вносит в свою программу учета фактические данные, которые вы посчитали, а программа сверяет их с расчетными.

На выходе отпекается документ, в котором показан недостаток или излишек по каждому продукту и его стоимость.

Итоги инвентаризации не только показывают, сколько мяса носит домой повар Вася, но проливают свет на ошибки в работе поваров, шеф-повара, бухгалтерии, поставщиков и вообще всего предприятия. Наша задача – научиться видеть эти ошибки в столбиках с цифрами.

matrix

Но для начала разберемся откуда эти цифры берутся и что это вообще за магия.


Расчетный товарный остаток

В ресторан каждый день привозят сырье поставщики. Когда в ресторан отгружают продукцию, вместе с товаром поставщик передает комплект документов: товарные накладные, транспортные накладные, ветеринарные справки, счет-фактуры.

В товарных накладных (далее — ТН) указывается перечень отгружаемого товара, его количество, стоимость, размер НДС и общая сумма. Разумеется, отгружаемое сырье должно соответствовать тому, что указано в ТН. Не должно быть лишних строчек с товаром, который вам не отгрузили. Количество и вес должны совпадать. Если какой-то товар не довезли или вас не устроило его качество, то данная позиция вычеркивается из накладной, либо исправляется ее количество. Поставщик должен сделать новые документы на эту поставку с учетом ваших корректировок и передать вам чистые документы на замену исправленным уже со следующей поставкой. Пока поставщик не привезет исправленные документы, ему не заплатят. М – мотивация.

После приема товара, накладные нужно отнести в бухгалтерию.

b5bcf7381fb14bae5a409ebea627bad0Там есть особенный бухгалтер. Она (как правило, это женщина) занимается тем, что ведет учет ТН, расходных накладных, формирует ТТК, занимается калькуляцией себестоимости, контролирует сроки оплат по накладным и еще много чего. И именно этот человек сводит вашу инвентаризацию.

В народе она – КАЛЬКУЛЯТОР

ben-affleck-the-accountant-1

Когда в ее руки попадает товарная накладная, калькулятор вносит поступившее сырье, согласно документу, на электронный склад в свою программу учета: iiko, R-Keeper и т.п. Так создается расчетный товарный остаток ресторана.

Далее товарный остаток необходимо реализовать и заработать денег. Для этого мы создаем блюда и ТТК на эти блюда. При создании ТТК, мы четко прописываем все проценты отхода на каждый продукт и полуфабрикат, и нормы закладки сырья.

Затем происходит реализация товарного остатка:

В ресторан пришел гость, заказал салат. Официант забил заказ, повара его приготовили, гость расплатился. В этот момент с электронного склада списались продукты в том количестве, которое было указано в ТТК на порцию этого салата.

Именно поэтому корректное написание ТТК очень важно не только для предоставления рецептур поварам, но и для корректного списания товара с остатков. О том, как писать ТТК, я писал здесь.

Но товар со склада списывается не только путем реализации через продажу. Существует еще несколько типов реализации – это перемещения и списания:

  • Списания на стаф-питание
  • Списания на бракераж
  • Списания на порчу
  • Списания на проработки, дегустации, мероприятия
  • Списания на сотрудников
  • Списания на маркетинг
  • Перемещения сырья между подразделениями одного заведения (кухня -> бар) или между ресторанами

Чего мы только не делаем с продуктами в ресторане. Обрабатываем, готовим, кормим персонал, выбрасываем, прорабатываем новые блюда, готовим дегустации, портим, перемещаем. Всё это — движения товарного остатка. Они должны быть зафиксированы су-шефом и сданы в бухгалтерию до инвентаризации. Потом бухгалтер ее внесет и подведет итоги месяца. Ну а дальше, как говорится, весна покажет кто где …

С товарным остатком разобрались. Ближе к телу.


Инвентура бывает разная

  • Ежемесячная – самый распространенный вариант. Раз в месяц проводится полный пересчет товарных остатков кухни и бара.
  • Еженедельная или раз в 2 недели – вариант для заведений с небольшим товарным остатком в пределах 100000 рублей.
  • Внеплановая. Она же ВНЕЗАПНАЯ. Как лосось в кустах черники. Никого не предупреждают заранее. Поступает приказ, все снимают остатки. Такую проводят в любой день месяца. Как правило, чтобы схватить за жопу того самого Василия, который таскает домой казённое мясо.

Инвентаризация в обязательном порядке проводится при участии руководителя подразделения – шеф-повара или су-шефа. Чаще су-шефа.


Как снимать и о чем нужно помнить?   

Процедура простая. Берем много пустых листочков, все достаем из холодильников, снимаем с полок и взвешиваем. Цифры записываем на листочки, потом переписываем в чистовые бланки. Но везде есть свои лайфхаки. Вот вам несколько от меня:

  • Снимайте остатки в нерабочее время

Инвентаризация проводится после закрытия заведения вечером или рано утром до его открытия. Не нужно проводить ее во время работы. Вы должны зафиксировать остаток продуктов на конец определенной даты. Например с 31 на 1 число месяца.

  • Разделите зоны между сотрудниками

Повара горячего цеха пусть фиксируют остатки своего цеха, холодники — своего и так далее. Склады и морозильные камеры лучше снимать самостоятельно или поручить это су-шефу. Но здесь все индивидуально и зависит от заведения и размеров производства.

  • Подпишите вес тары.

Продукты всегда в таре. Все боксы, гастроемкости и кастрюли весят по-разному. На перетарку вы потратите лишнее время, которое лучше поспать после смены. Проще отнять вес тары от цифр на весах, чем каждый раз пересыпать продукт из одного бокса в другой. А когда нужно взвесить 50 литровую кастрюлю супа, второй такой может просто не оказаться. Но не забывайте про своевременную перетарку. Это важно. J

  • Научите поваров описывать продукт максимально подробно

Все, что вы взвешиваете нужно корректно внести в бланки. От этого зависят результаты. Если у вас в руках полуфабрикат – укажите это. Если необработанный продукт – пишите «брутто». Продукт заморожен – укажите и это. Не ленитесь. Дело в том, что когда бухгалтер зафиксирует остаток полуфабриката, то программа рассчитает процент отхода, который заложен на него в ТТК, и получит исходный вес сырья.

Пример

Повар Андрей снимает остатки в морозильной камере. Достает с полки несколько зачищенных размороженных стейков из лосося, взвешивает и пишет вес в бланк — Лосось – 1800 гр.

Но ведь это уже подготовленные стейки. Эта рыба была предварительно зачищена, а возможно еще и разморожена. Но этого не понять по слову ЛОСОСЬ. Чтобы получить 1800 грамм зачищенного лосося, нужно взять 2196гр не зачищенной рыбы. Примерно 22% от этого веса составляет отход: оттайка, чешуя, кости, плавники и т.д. Отход, который превратился в воздушный минус, потому что Андрей поленился расписать подробно, что у него в руках. Ведь прочитав эту строку, бухгалтер зафиксирует остаток по лососю, как бруттовый, без учета отхода на зачистку и оттайку. И повар Андрей, сам того не понимая, создаст воздушный минус по лососю на 396 гр.

Не будьте, как Андрей. Пишите подробно и ясно – Лосось размороженный зачищенный п/ф – 1800гр. Бухгалтер будет вам благодарен, остатки будут корректны.

  • Фиксируйте вес, а не порции

Многие повара при снятии остатков указывают не вес продукта, а количество порций или вообще штуки. Они экономят свое время, за счет вашего.

Стейк из лосося п/ф – 8 порций

Сметана – 6 пачек

Не надо так! В порциях ничего не фиксируется. Поэтому все равно придется идти и взвешивать.

В штуках вы можете фиксировать только тот продукт, который на приход заводится в штуках, и в ТТК указан в штуках и списывается в штуках. Например, куриные яйца. Приходуем штуками, в ТТК указываем штучно, на инвентаризации фиксируем штучно.

Так что никаких порций. Только килограммы. Только хардкор.


Остатки сняли, цифры переписали, сдали в бухгалтерию, получили результаты. Выглядят они вот так:

Снимок экрана 2018-07-10 в 22.09.21

Такой документ формируется в программе iiko. В зависимости от программы учета внешний вид документа может меняться, но незначительно. Смысл везде один.

  • Наименование – сам товар
  • Единица измерения – та, в которой мы его приходуем на склад: кг, штуки, литры и т.п.
  • Цена – стоимость товара за одну единицу.
  • Остатки фактические – то количество товара, которое было на производстве, когда снимали инвентаризацию, а рядом стоимость в рублях именно за это количество.
  • Остатки расчетные – то количество товара, которое числилось на электронном складе на момент снятия инвентаризации и его сумма.

Если фактический остаток превышает расчетный – это излишек (+). Если меньше – это недостача (-)


О чем говорит плюс?

Плюс по продукту, он же излишек, как бы намекает на то, что:

  • На зачистку или обработку продукта заложен очень высокий процент отхода;
  • В какой-то из ТТК на полуфабрикат, куда входит продукт, указан некорректный выход – слишком низкий.
  • Повара не соблюдают граммовку. Не докладывают продукт в блюдо или полуфабрикат.
  • До бухгалтерии не донесли товарную накладную. Товар в ресторан приехал, но на приход его никто не поставил. Фактический остаток больше расчетного.
  • Су-шефы списывают больше продукта, чем нужно на самом деле. К примеру, на стаф ушел килограмм картофеля, а списали два. Один килограмм сразу упал в плюс.
  • Изменили сырье или поставщика и не провели повторную проработку процента отхода. Например, работали на замороженном мясе и перешли на охлажденное. Мясо больше не размораживаем, а процент отхода на разморозку остался в ТТК и создает излишек в инвентаризации.

А минус?

  • Некорректный процент отхода на зачистку – слишком низкий.
  • Некорректный выход полуфабриката с этим продуктом – выше фактического. Так делают некоторые шефы-мудаки. Намеренно завышают выход на полуфабрикат, чтобы снизить итоговую себестоимость блюда. Товар минусует, сотрудники платят из своего кармана, зато у шефа показатели по себестоимости в норме.
  • Повара не соблюдают граммовку. Кладут больше сырья в блюдо, чем указано в ТТК.
  • Воруют
  • Не списывают:
    • Выбрасывают продукт и не списывают на порчу. Кто-то по мелочи – кусочек помидора или салата, а кто-то по-крупному – сжег кастрюлю супа и тихонько в унитаз.
    • Проработали блюдо, сделали ТТК, а продукты не списали
    • Отдали блюдо на дегустацию/обучение/фотосессию и не списали
    • Списывают меньше, чем расходуют
  • Товар неверно внесен на приход бухгалтером-калькулятором (об этом чуть ниже).
  • Изменили сырье или поставщика и не провели повторную проработку процента отхода.

Теперь, когда мы получили результаты, давайте с ними поработаем.

Главная задача – сократить показатели по недостаче и излишкам. Нужно стараться свести их к нулевому значению насколько это возможно. Потому что идеальная инвентаризация – это 0 на плюсе и 0 на минусе. Этот сценарий маловероятен, но мы к нему стремимся.

Что делать?

В первую очередь необходимо провести пересортицу товара.

Не буду грузить официальными определениями. Пересортица – это когда мы компенсируем минусы по одному товару за счет плюсов по другому. Но работает это только если товары взаимозаменяемы и находятся в одной ценовой категории.

Ээээ…

Объясняю

У повара Димы в блюдо идет моцарелла. В запару моцарелла закончилась. Дима идет к су-шефу и спрашивает: «Как быть?».

В таком случае су-шеф либо ставит блюдо на стоп, либо находит альтернативу закончившемуся продукту из имеющихся. Решили заменить моцареллу на гауду. Но в ТТК на блюдо указан именно сыр моцарелла. И списываться со склада при реализации будет он. Гауду потратили не по рецептуре, он будет минусовать. Моцарелла – плюсовать. Его не доложили. Такая история продолжалось в течение месяца.

По результатам инвентаризации моцарелла плюсует на 1550 гр, а гауда минусует на 1300 гр.

Зная, что один товар заменяли другим, делаем для бухгалтера пометку, что нужно провести пересортицу этих двух товаров и объясняем на каком основании. Бухгалтер складывает минус и плюс. Получаем итоги:

Моцарелла +250 гр, Гауда — 0

Под пересортицу могут попадать сыры, салаты, зелень, мясо (к примеру, два вида мяса идет в один фарш), рыба, специи. Да почти все продукты, если они взаимозаменяемы или идут в один полуфабрикат.

Также важно, чтобы товары были в одной ценовой категории. Нельзя производить пересортицу, если разница в цене на товар больше 30%.

Можно провести пересортицу: сыр пармезан / сыр горгонзола

Нельзя: сыр пармезан / сыр дружба 

Можно: капуста белокочанная / капуста краснокочанная

Нельзя: капуста белокочанная / капуста романеско

Таким образом проводим пересортицу всех подходящих под этот параметр продуктов. Это позволит сократить показатели по излишкам и недостачам примерно на 20-25%


Анализируем результаты инвентаризации по двум месяцам 

Довольно часто во время инвентаризации забывают записать вес какого-то продукта. На самом деле он лежит на полке, но его просто не зафиксировали (пропустили, забыли). Этот продукт попадет в недостачу. В следующей инвентаризации, если его снимут корректно, он будет плюсовать на то количество, которое не посчитали в прошлом месяце.

Так что не торопитесь расстраиваться, если увидели какой-то большой минус или большой плюс, который не можете объяснить. Посмотрите на результаты предыдущей инвентаризации. Если говядина сейчас плюсует на 10 кг, а в прошлой инвентаризации минусовала на 10 кг, то ее просто забыли посчитать месяц назад. И этот плюс воздушный.

То же самое и наоборот. Если какая-то позиция сильно минусует сейчас, не торопитесь штрафовать сотрудников. Дождитесь следующей инвентаризации и сравните показатели через месяц.

Всегда сверяйте итоги прошлого месяца и нынешнего. Это тот же пересорт, но в рамках одного продукта в течение двух месяцев. Минус по продукту в текущем месяце можно убрать за счет плюса в предыдущем.

Инвентаризация за май (прошлый месяц)

            Треска филе: -4,930 кг 

Инвентаризация за июнь (текущая)

            Треска филе: +3,840 кг

Видим, что в прошлом месяце треска была на минусе. Скорее всего невнимательно посчитали. В этом месяце треска плюсует. Убираем излишек за счет недостачи прошлого месяца. Получаем:

Инвентаризация за май (прошлый месяц)

            Треска филе: -1,090 кг (реальная недостача прошлого месяца)

Инвентаризация за июнь (текущая)

            Треска филе: 0 (расчетный остаток равен фактическому)

Но сравнивать две инвентаризации нужно не только для этого. Для вас это возможность увидеть ошибку в своих ТТК.

Если какой-то продукт из месяца в месяц минусует примерно на одинаковое количество, скорее всего процент отхода на него установлен неверно — слишком низкий. Если плюсует из месяца в месяц – процент отхода слишком высокий.

Если минус или плюс по продукту из месяца в месяц увеличивается, то ошибка комплексная. Решать нужно срочно. Скорее всего процент отхода выставлен некорректно и при этом есть дополнительный фактор: ошибка в выходе на ТТК, неверное внесение на приход или повара работают не через весы.


Проверяем приходы

Нельзя исключать ошибку бухгалтерии при внесении продукта на приход. Бухгалтер тот же человек, а нам всем свойственно ошибаться.

Саша проверяет итоги инвентаризации и видит, что у него очень сильно минусует молоко, почти на 90 литров! Смотрит итоги прошлого месяца – с молоком все в порядке. Показатели в норме. Смотрит итого позапрошлого месяца – снова все в норме.

Саша просит бухгалтера проверить поступления по молоку за месяц. Бухгалтер открывает отчет о поступлении товара на склад и смотрит цифры.

Поступления:

6 июня – 10 литров

10 июня – 10 литров

15 июня – 10 литров

20 июня – 100 литров

25 июня – 10 литров

Один и тот же продукт обычно заказывается одинаковыми объемами. Так что подозрительную поставку сразу можно вычислить по странно большому объему.

— Ересь какая-то! – думает Саша и просит бухгалтера поднять эту накладную.

Бухгалтер достает документ и видит, что на самом деле привезли в ресторан те же 10 литров молока, что и всегда. Но дрогнула рука бухгалтера на лишний ноль и вместо 10 литров, на приход внесла 100 литров. Отсюда и страшный минус, и неверная себестоимость товара, и нервный тик Саши.

Но все же хеппи-энд. Ошибку можно сразу исправить. Показатели выровняли, себестоимость тоже. Пару капель корвалола бухгалтеру, посмеялись, разошлись. Главное, не ругайтесь. Все ошибаются. Это нормально.

К ошибкам бухгалтера также можно отнести внесение одного и того же товара под разным названием на склад. В итоге продукт один, а наименований несколько.

Бухгалтер ведь переписывает наименование с накладной. И если у одного поставщика вы закажете лосось, а у другого семгу, то для вас это может быть один товар, а для нее уже два разных. И в инвентаризации вы это увидите. Там будет и лосось, и семга. Одна позиция дублируется. Такие нужно объединять. Иначе потом потонете в списке продуктов.


Переснимаем точечно

Смотрим отчет, видим что товар минусует. Смотрим фактический остаток, а там ноль. То есть во время инвентаризации его либо не было, либо его забыли посчитать. Но вы то знаете, что продукт на остатках был))

Не беда. Поставьте задачу команде пересчитать этот продукт. Неважно, что прошло уже несколько дней после инвентаризации. Ваш бухгалтер знает, как их учесть. Дайте ей вес продукта и дату повторного пересчета. Не забудьте посчитать также все полуфабрикаты, куда идет этот продукт.

Если забыли посчитать грибы, то пересчитываем не только грибы, но и все, куда идут эти грибы: грибной суп, грибной соус, грибной бульон, грибной.. ну вы поняли.


И что теперь?

Теперь бухгалтер будет вносить все ваши исправления, комментарии и пересорт в работу. Убьет на это уйму времени и вышлет вам новые итоги. Там цифры будут уже поприятнее.

После всей описанной выше работы, ваши показатели по излишкам и недостачам должны сократиться минимум в 1,5-2 раза.

Тот остаток, который вы показали, как фактический станет отправной точкой следующего месяца. Он станет расчетным. Новый нулевой рубеж. Стартовая линия. Дальше считаться все будет от него.

Подытожим

AthleticNaturalFinch-size_restricted

Что могут показать итоги инвентаризации

  • Фактические данные по товарному остатку в ресторане. Вы можете оценить стоимость всей продукции, хранящейся в вашем ресторане. Оцените свой товарный запас. Нужно ли вам на самом деле столько продуктов для работы или вы просто морозите деньги в холодильниках?
  • Ошибки в ТТК
  • Ошибки во внесении товарных накладных на склад
  • Некорректные списания
  • Дублирующиеся позиции в номенклатуре
  • Несоблюдение установленных рецептур: перерасход или недовложение сырья
  • Воровство
  • Халатность при работе с документами (потеря накладных, списаний, перемещений)
  • Халатность поставщиков

Как разбираем

  • Проводим пересортицу
  • Сверяем итоги двух инвентаризаций: за этот месяц и предыдущий
  • Проверяем корректность внесения ТН
  • Переснимаем точечно спорные позиции

Есть еще несколько способов работы с итогами инвентаризации: досписания товара, разбор отчета о недовложении, сверка итогов разных складов. Но я думаю для начала вам хватит тех приемов, что я описал выше. Если будет желание узнать больше, пишите мне на почту или в соц.сетях. Я по возможности набираю студентов и провожу обучение. Буду вам рад. 🙂

Удачи в работе и ровных вам остатков! Не забывайте подписываться на ресурс! 😉

 

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s