Поставщик поставщику рознь, или как не увязнуть по самые помидоры.

Привет, коллеги!

Сегодня я хочу подробно разобрать вопрос взаимодействия ресторана и поставщиков.

В предыдущих статьях я писал о том, что одной из ежедневных задач су-шефа является заказ продукции у поставщиков. Как это делать, а главное, делать грамотно и без косяков мы сейчас и разберем.

С чего начать? С чек-листа!

Delivery signature and two hand in flat design

Для начала, у вас должна быть сформирована ваша товарная номенклатура или, так называемая, «матрица продуктов».

Товарная номенклатура – это список всех используемых на вашем производстве продуктов. Здесь нет строгих правил по составлению этого документа. вы можете разбить продукты в своей матрице по различным критериям, например, по типу продукции (овощи, бакалея, мясо, рыба) или по наименованиям поставщиков (многие поставщики занимаются сразу несколькими группами товаров). Главное, чтобы эта матрица была удобной в использовании.

Когда у вас есть такой чек-лист, вы сокращаете риск забыть заказать какой-либо продукт. Зная свои минимальные остатки, вы просто вписываете в графы нужное вам количество товара и делаете заказ.

Пример чек-листа:

фирмы заявка по продуктам 2016 - Excel

Создаем базу поставщиков

215424_b745bc6b0051

Формированием базы поставщиков занимается шеф-повар. Его задача — выбрать из всех компаний те, сотрудничество с которыми будет наиболее выгодно для ресторана, и не только в денежном эквиваленте. Обычно отбор идет по следующим критериям:

  • Стоимость товара.
  • Наличие необходимого товара у поставщика.
  • Срок предоставляемой отсрочки по оплатам.
  • Сумма минимального заказа для доставки.
  • Условия заказа и доставки.

Но, давайте по порядку. Вы составили продуктовую матрицу. Где искать поставщиков?

Тут варианта два. Либо Вы их находите, либо они Вас. Чаще всего происходит вторая ситуация. Не успевает ресторан открыться, как менеджеры продуктовых компаний выстраиваются в очередь, чтобы урвать нового клиента. Но, допустим, этого не произошло.

Делаем следующее:

  • Звоним знакомым шефам или су-шефам и просим порекомендовать компании.

В данном случае, если вы в хороших отношениях со своими коллегами по цеху, то риск нарваться на недобросовестного поставщика ниже.

  • Если вы не привыкли просить о помощи, то вам сюда. Здесь для старта более чем достаточное количество компаний.

После того, как вы сформировали список заинтересовавших вас компаний, необходимо их прозвонить и запросить актуальные прайс-листы. Лучше на e-mail, так быстрее. Некоторые менеджеры любят приезжать лично, знакомиться, собирать информацию о своих клиентах. Ничего плохого в этом нет, пусть приезжают. Но прайс пускай сбрасывают на почту сразу. Таким образом, вы уже сможете выделить интересующие вас позиции и подготовиться к встрече.

Также, в целях экономии времени, можно сразу запрашивать у менеджеров договор в электронном виде и список необходимых для его заключения документов. Как правило, это уставные документы и реквизиты вашей компании. В случае с поставщиками алкоголя – действующая алкогольная лицензия и договор аренды.

Анализ цен

TSenyi-na-produktyi-v-Noyabrske1

После того, как вы собрали все прайс-листы, необходимо проанализировать цены на продукцию. И тут важно понимать, откуда на ваш стол попадет тот или иной продукт.

90% всех используемых товаров – это импорт. Овощи, фрукты и салаты поступают, в основном, из Израиля, Марокко, Египта, Голландии, Узбекистана. Мясо раньше поступало из Новой Зеландии, Бразилии, Аргентины, США. Рыба из Норвегии, Чили, Франции и Азии. Морепродукты из той же Франции, плюс Индия, Индонезия, Шри Ланка. Даже молочная продукция в основном закупалась в Литве.

Как ни странно, при всей необъятной широте нашей Родины, мы до сих пор не наладили производство качественных продуктов в промышленных объемах. Раньше, казалось бы, и незачем. Есть ведь импортеры. Но когда ввели первые продуктовые санкции против России, стало ясно, что мы с трудом можем предложить достойную альтернативу продуктовому импорту.

У нас никогда не было серьезных проблем с грибами, ягодами, корнеплодами, речной и озерной рыбой. Но мы не умеем делать вкусный сыр, во многих городах ужасный климат для выращивания вкусных овощей и фруктов. С мясом тоже беда: качественной говядины, пригодной для стейков практически не было. Мы не умели с ней работать. В России до сих пор нет принятых стандартов сухой выдержки мяса. А значит, официально – это запрещено. Была лишь дичь, оленина и свинина. Баранину и ту привозили из Дагестана. Но зато куча птицефабрик с накачанными водой и антибиотиками курами.

Но есть и плюсы. Благодаря санкциям, начали вкладываться деньги в развитие фермерских и сельскохозяйственных компаний по программе импортозамещения, правда пройдет еще немало времени, прежде чем мы выйдем на тот уровень качества, к которому все уже давно привыкли. Есть некоторые компании, которые уже делают неплохой продукт, но это единицы.

На данный момент, ситуация обстоит следующим образом. Часть импортируемых товаров стала вновь доступной для закупки. У нас же появилось больше псевдофермерских хозяйств. Продукты из Италии начали поступать по контробандным схемам, рыбу из Норвегии и Чили сначала импортировали через Белоруссию, потом логистика изменилась. Вкусные томаты приезжают за бешеные деньги из Узбекистана и Азербайджана, а белорусская говядина стала стоить дороже бразильской. И смех, и грех.

Спросите, при чем здесь анализ цен и наши внешнеэкономические отношения? При всем.

Все, о чем я писал выше, напрямую влияло и продолжает влиять на входящие цены от поставщиков. Поставщики были вынуждены менять схемы логистики, что повлекло за собой увеличение транспортных и накладных расходов. Фактическое предложение доступных стран-импортеров не могло удовлетворить тот спрос, который был вызван санкционными ограничениями. И цены поползли вверх. Но, как это обычно бывает, ситуация более-менее стабилизировалась, а цены не упали. Добавьте к этому падение рубля и вот мы уже учимся работать на дешевом доступном сырье, применяя новые техники, чтобы получилось вкусно и доступно для всех.

Из этого вы должны сделать один, но самый важный вывод. Входящие цены от поставщиков нужно анализировать постоянно. Они меняются каждую неделю и это напрямую влияет на себестоимость ваших блюд.

Проанализировав цены в прайсах и коммерческих предложениях, выберите по две-три компании в каждой группе товаров и проведите с ними переговоры.

Отсрочка

Все поставщики работают по безналичной и наличной оплате. Если вы будете работать за наличку, это будет выгоднее для ресторана, но только на величину НДС. При безналичной оплате, стоимость 95% товаров увеличивается на величину НДС, а это 10% или 18%, в зависимости от типа товара.

При работе по системе безналичной оплаты поставщики предоставляют отсрочку платежа от 1 до 3 недель. Это значит, что ресторан получит необходимую продукцию бесплатно на срок от 1 до 3 недель и у него будет это время на то, чтобы реализовать этот товар, т.е. заработать на нем деньги и с этих денег заплатить поставщику. В таком случае, деньги компании постоянно находятся в обороте. Но если вы работаете за наличку, то вынуждены сразу выдернуть часть денег из бюджета компании на оплату товара. Это нехорошо.

Если у вашего ресторана плохая репутация, как у плательщика или вообще нет никакой репутации, большую отсрочку вам никто не даст. Поставщики также перестраховываются. 2 недели – это максимум.

ВАЖНО! Когда будете договариваться об отсрочке с поставщиком, помните, что эта переменная напрямую влияет на стоимость товара. Чем больше отсрочка, тем дороже товар.

Здесь вам может сыграть на руку конкуренция среди поставщиков. Дело в том, что компаний очень много. И вы выбираете, с кем работать, а с кем нет. Так что выбивайте себе более выгодные условия, сбивайте цены на товар, просто делайте это корректно. Поверьте, в цены, которые указаны в прайс-листах, уже заложена та скидка, о которой вы будете просить.

В дальнейшем, если вы зарекомендуете себя, как ресторан, который не задерживает оплаты по накладным и заказывает товар хорошими объемами, вы сможете договариваться с поставщиками о еще более выгодных условиях. Кому захочется терять такого клиента?

Заказ и логистика

Sarah_Coghill_Gram_Istanbul_c_Sarah_Coghill_Gram_Istanbul_GVSF115

Каждая компания по-разному принимает и доставляет заказ. У поставщиков овощей и фруктов, как правило, самые лояльные условия. Менеджеры принимают заказы до позднего вечера, в том числе на выходных. Товар доставляется либо на следующий день, либо в этот же, если заказ оформлен с утра. Это обусловлено коротким сроком годности продукции и сложностью в хранении.

Компании, которые возят бакалею, консервы, замороженное мясо или рыбу работают по более стандартной схеме. С понедельника по пятницу менеджеры принимают заказы, отгрузка на следующий день. По выходным не отгружают. Иногда встречаются фирмы, которые доставляют товар по субботам, но не принимают в эти дни заказы.

Я лишь привел несколько примеров, каждая компания работает по-разному, так что старайтесь находить для себя наиболее подходящие варианты. В большинстве случаев, с менеджерами можно договориться о разных типах взаимодействия. Например, если вы понимаете, что не успеваете звонить менеджеру вовремя, отправляйте заказ на e-mail, или работайте с менеджерами в What’s App-мессенджере. Так удобнее отслеживать совершенные заказы и можно делать их в реальном времени.

Сумма минимального заказа

Чем дольше поставщик работает на рынке, тем больше он обрастает клиентами. И с каждым годом такой поставщик становится конкурентоспособнее и начинает выставлять свои, порой не самые комфортные условия сотрудничества.

Одним из таких условий является сумма минимального заказа.

Андрей заключил договор с компанией «Рога и Копыта», потому что для нового блюда ему нужен 1 редкий товар, который есть только у этой компании, допустим маринованный итальянский перец.  Но «Рога и Копыта» — компания большая, давно на рынке и вообще не переживает о ваших проблемах. Поэтому сумма минимального заказа у этой компании составляет 5000 рублей, а цены на многие продукты выше, чем у конкурентов. Если Андрей закажет своего перца на 5000 рублей, то продавать его будет примерно год. Поэтому он вынужден дозаказать к своему редкому товару еще продуктов по более высокой цене, пока сумма заказа не перевалит за 5000 рублей. Тем самым, Андрей портит показатели торговой наценки.

Чтобы не быть, как Андрей, старайтесь заключать договора с бОльшим количеством поставщиков или подключайте к работе экспедитора.

Экспедитор

dzenpub

Экспедитор — это ваш штатный продуктовый курьер. Очень полезно иметь в штате такого сотрудника, так как его можно отправлять за редкими продуктами на рынки, на фермерские хозяйства или просто в свободное плавание за каким-то конкретным продуктом. Работать с экспедитором можно по-разному. Такого сотрудника можно брать в штат на оклад, либо договариваться на других условиях. У меня в ресторане, например, экспедитор работает за процент от суммы заказа. Всех это устраивает. Главное, чтобы у него была рабочая тачка и он разбирался в товарах.

Плюсы:

  • У экспедитора не может быть никакого «минимального заказа».
  • Заказ может быть сделан в процессе работы, в середине дня, или вечером и доставлен в этот же день.
  • Возможность организовать доставку с рынков свежего мяса, рыбы или овощей и фруктов, такого качества, которое не могут предоставить поставщики.
  • Его можно отправить в оптовые гипермаркеты (METRO к примеру) и не только за продуктами.
  • Анализирует цены и предлагает наиболее выгодные предложения по городу.

Минусы:

  • Экспедитор забирает наличные деньги из ресторана.
  • Не всегда привозит то, что нужно.
  • Может задержаться из-за пробок или сломанной машины.
  • Человеческий фактор.
  • На рынках дают только товарные рукописные чеки. А там можно указать любую цену. Если ваш экспедитор решит подружиться с продавцами, рисовать цены они могут любые. Так что, лучше обсудить с ним на берегу порог стоимости товара. А лучше, пусть звонит перед покупкой и согласовывает с вами цену.

Приемка товара

                Очень важная часть работы с поставщиками. При поступлении товара, вы обязательно должны тщательно проверить качество всех товаров и соответствие фактического веса с тем, что указано в накладных.

Также нужно сверять цены. Но об этом чуть позже.

Под проверкой качества я подразумеваю настоящий таможенный контроль! Пробуйте цитрусы, вскрывайте пачки с салатами, перебирайте всю зелень, проверяйте сроки годности. Это занимает много времени, и поставщики приезжают всегда в самый неподходящий момент. Но это нужно делать. Постарайтесь настроить работу таким образом, чтобы Вас могли подменить на раздаче на момент приемки товаров.

Если водитель будет Вам рассказывать о том, что он торопится и у него нет времени ждать, пока Вы все проверите, можете его отправить туда, куда он так спешит. За накладными приедет позже. То, что он кому-то перегородил дорогу, запарковался на месте для инвалидов или опаздывает — это вообще не ваши проблемы. А позже попросите менеджера компании, чтобы поменяла водителя по вашему ресторану на более компетентного и терпеливого.

ВАЖНО! В случае с консервированными продуктами или продуктами в масле, рассолах – обязательно ищите на упаковке сухой вес продукта. В накладных указывается вес нетто. А это общий вес с рассолом или маслом. Если вы используете только сухой вес, то его нужно будет вписать в ваш экземпляр накладной для того, чтобы бухгалтерия корректно оприходовала товар на склад.

Пример:

Олег так себе: Су-шеф Олег заказал банку вяленых томатов в масле. Банка стоит 890 рублей. Указанный вес нетто составляет 900 гр. Сухой вес он не нашёл и оставил все как есть. Бухгалтер берет накладную с этими томатами и ставит на приход 900 гр. вяленых томатов по цене 890 р за банку. Себестоимость томатов в системе будет 989 руб/кг. Через месяц Олег видит итоги инвентаризации. Немая сцена: вопрос в глазах шефа, непонимание в глазах Олега, кривая цена на томаты, штраф, занавес.

Олег — молодец: Су-шеф Олег заказал банку вяленых томатов в масле. Банка стоит 890 рублей. Указанный вес нетто составляет 900 гр. Сухой вес он не нашел, поэтому Олег вскрыл банку, аккуратно слил масло в другую емкость и взвесил сами томаты. Сухой вес томатов составил 480 гр., а вес масла – 420 гр. Олег залил масло обратно и исправил вес в своем экземпляре накладной с 900 гр. на 480 гр. Бухгалтер берет накладную с этими томатами и ставит на приход 480 гр. вяленых томатов по цене 890 р за банку. Себестоимость томатов в системе будет 1854 руб/кг. Себестоимость выставлена правильно. Через месяц Олег видит итоги инвентаризации: с томатами все четко. Олег – молодец!

Запомните, что менеджер вам нужен не только для приема заказов, но и для получения от вас обратной связи. Если приехал плохой продукт, отправляйте назад! Еще лучше, если у вас есть возможность сфотографировать то, что вам не понравилось и отправить фото вашему менеджеру. Говорите менеджеру обо всем, что вам не нравится в поставках и не принимайте плохой товар. Но не старайтесь создать конфликт. Если менеджер ведет себя некорректно, огрызается, не берет трубку, не старается исправить ситуацию – звоните директору компании и просите сменить менеджера. Объясните причину своей просьбы. Это крайняя мера, но самая эффективная. Уже на следующий день у вас на пороге будет самый внимательный и учтивый менеджер из этой компании.

Исправления в накладных

Если вы отказываетесь принять какой-то товар, вы должны вычеркнуть его из накладной в обоих экземплярах: своем и поставщика. То же самое касается веса. Если фактический вес не совпадает с весом, который указан в накладной, то необходимо зачеркнуть неверный вес и вписать фактический, также в двух экземплярах.

Со следующей поставкой вам должны привезти исправленные накладные. Не нужно их подписывать. Передайте оба экземпляра в бухгалтерию. Там бухгалтер сверит корректность исправлений и, если все верно, передаст документы обратно поставщику. Самостоятельно или с вашей помощью.

Повышение цен

Vot-eto-povorot

Сразу обсудите со своим менеджером следующий вопрос. Вас должны ставить в известность о любом скачке цен. Это очень важно! Если произойдет скачок, о котором вы не будете знать, у вас поедут показатели по себестоимости. Контролировать входящие цены можно следующим образом:

  • Ваш менеджер скидывает вам на почту свежие прайсы каждую неделю. Дайте менеджеру свою матрицу продуктов и запрашивайте цены только на эти позиции.
  • При заказе менеджер должен предупреждать о росте цен на ваш продукт
  • Запросите в бухгалтерии аналитику входящих цен за последние 3 месяца. Сделайте простой документ в виде таблицы: товар – цена. Повесьте таблицу в зоне приема товара и сверяйте лишний раз цены в накладной с ценами за последнее время.

ВАЖНО! В накладных указывается цена за кг или штуку, отдельно пишется стоимость НДС и рядом их сумма. Если в вашей системе НДС уже будет включен в стоимость единицы товара, учитывайте это при сравнивании цен.

Давай, до свидания или, когда нужно прощаться с поставщиком.

1341939501278

Как правило, поставщики стараются удержать хороших клиентов. Готовы компенсировать свои косяки бесплатным товаром, скидками, подарками и пр. Только вот не берите откаты. Так делают только мудаки. Если вы начнете работать по этой схеме, вашей репутации — конец. Это не тот заработок, который как-то вам поможет и он не стоит вашей карьеры.

В любом случае, никто не застрахован от сотрудничества с недобросовестными компаниями. Так что, если происходит что-то из нижеперечисленного, то можно начинать искать альтернативу:

  • Вам систематически поставляют некачественный товар, независимо от ваших замечаний по этому поводу.
  • В накладных систематически допускаются ошибки в цене или весе товара.
  • Часто не довозят заказанный товар.
  • Повышение цен на товары без уведомления.
  • Отказ в компенсации или замене некачественного товара.
  • Нарушение графика поставок. Задержки в доставке товара.

С поставщиками важно правильно работать и выстраивать отношения. Будьте объективны, вежливы, следите, чтобы накладные вовремя оплачивались, выполнялись обязательства с вашей стороны, и у вас всегда будет лучший товар на складе, вовремя и без сбоев.

Подписывайтесь на блог, вступайте в группу ВКонтакте. Как всегда, жду вашей обратной связи, друзья!

2 Comments Добавьте свой

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s